Les documents comptables indispensables pour un commerçant

Le livre-journal et le grand livre

Le livre-journal

Ce document recense de façon chronologique, toutes les opérations comptables effectuées au sein de l’entreprise. Pour chaque opération, la date, l’identification des comptes à débiter ou à créditer et enfin une brève description des opérations en question. On trouve dans le livre-journal plusieurs journaux auxiliaires comme le livre des achats et frais, le journal de banque, le journal des ventes et le journal des opérations diverses. 

 Le grand-livre

Le grand-livre est un document qui reprend les opérations du livre-journal ou des journaux auxiliaires. Ces opérations sont regroupées par comptes et les comptes par numéro suivant la nomenclature du Plan Comptable Général.

Pour chaque compte, on mentionnera :

• Le numéro de compte et l’intitulé
• Le solde au début et en fin d’exercice comptable
• Les opérations au débit et au crédit durant l’exercice
• La date et le libellé de l’opération avec le justificatif prouvant l’opération 
• Le journal dans lequel l’opération est enregistrée 

Il peut se diviser en deux :

• Un grand-livre général
• Un grand-livre auxiliaire dans lequel on trouve, par exemple, un compte individuel pour chaque client et chaque fournisseur

Le livre-journal comme le grand-livre sont à conserver 10 ans à partir de la date de clôture de l’exercice.

Les comptes annuels et l’annexe

Le bilan comptable

Il s’agit de l’état du patrimoine de l’entreprise à la date de clôture des comptes annuels. Il y a d’un côté les actifs (créances, stocks, immobilisations…) et de l’autre le passif (capitaux propres, emprunts, dettes). Le bilan comptable donne une idée de la santé financière de l’entreprise, son degré d’endettement ou encore de son besoin en fonds de roulement.

Le compte de résultat

Alors que le bilan donne une idée du patrimoine constitué par l’entreprise depuis sa création, le compte de résultat n’est la synthèse que d’un seul résultat d’exercice. Le compte de résultat récapitule les produits et charges de l’exercice. La différence des deux indiquera le bénéfice ou la perte de l’année.

L’annexe

L’annexe est un document qui apporte des éclaircissements sur les éléments portés au bilan et au compte de résultat. Il liste également les méthodes comptables utilisées.

Les personnes physiques relevant du régime de la microentreprise sont exemptées de cette entreprise.   

Ces documents sont également à conserver 10 ans, à compter de la date de clôture de l’exercice.

Le livre d’inventaire

Le livre d’inventaire est un document qui liste tous les actifs et passifs. Il mentionne pour chacun la quantité et la valeur à date d’inventaire. 

Depuis le 1 janvier 2016, ce document n’est plus obligatoire, mais beaucoup d’entreprise continuent de le produire parce qu’il facilite l’établissement du bilan.

L’approbation des comptes et leur dépôt

Les comptes annuels doivent être validés par l’entrepreneur individuel ou par les associés en assemblée générale dans un délai de moins de 6 mois après la clôture de l’exercice et déposés au greffe du tribunal dont dépend l’entreprise.

Les documents comptables jouent un rôle important pour les entreprises, et ce, quel que soit leur statut. En plus des avantages cités plus haut (conformité à la loi et évaluation de la santé financière), ils permettront également à l’entreprise d’établir des prévisions plus fiables. Trois raisons majeures qui expliquent qu’il soit important de veiller à la bonne tenue de ces documents.